Ach wenn das liebe Geld nicht wär… Aber ohne es geht nichts. Wem öfter der Kalender im Nacken sitzt, der weiß, wie wichtig es ist, dass Verbindlichkeiten pünktlich beglichen werden, sowohl die eigenen wie auch die Ihrer Kunden an Sie. Wir haben einige Tipps , wie Sie es Ihren Kunden erleichtern können, ihre Rechnungen schneller zu bezahlen.
TIPP 1: SEIEN SIE VOLLSTÄNDIG
Wenn Sie eine Rechnung versenden, sollten Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind. Nichts ist ärgerlicher, als eine Rechnung, die nicht gezahlt wird, weil Sie einen vermeidbaren Fehler gemacht haben. Bevor die Rechnung storniert, neu erstellt und letztlich bezahlt ist, können mehrere Tage vergehen.
Diese Elemente sollten Sie in jeder Rechnung deutlich aufführen:
Name und Adresse des leistenden Unternehmers
Steuernummer des leistenden Unternehmers
Name und Adresse des Leistungsempfängers
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Leistungs-, oder Lieferdatum
Angaben zum Produkt / zur Dienstleistung
Nettopreis, Umsatzsteuer-Satz und Bruttopreis
TIPP 2: SEIEN SIE ERREICHBAR
Es ist ebenfalls wichtig, dass Ihre Kunden Sie erreichen können, falls sie Fragen oder Probleme haben. Daher sollten Sie stets auch Ihre Kontaktdaten in die Rechnung einfügen, also auch immer Ihre Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Bankverbindung angeben. Eine rechtzeitige Info Ihres Kunden an Sie kann oftmals späteren Ärger vermeiden.
TIPP 3: SEIEN SIE SERIÖS
Eine ordentliche Rechnung hat auch immer etwas Charakter. Das kann die Form, die verwendete Schriftart, Ihr Firmenlogo oder Ihr Briefkopf sein. Seien Sie diesbezüglich präzise, konsistent und seriös. Alberne Schriftarten sollten Sie nur verwenden, wenn Sie einen Laden für Scherz- und Karnevalsartikel betreiben – und dann auch nur den Briefkopf betreffen. Die Kunden- und Rechnungsdaten sollten in jedem Fall deutlich lesbar sein.
TIPP 4: SEIEN SIE SCHNELL
Viele Rechnungen werden noch immer in Papierform versendet – das ist jedoch nicht nötig. Online erstellte Rechnungen sind ebenfalls rechtsgültig und können dem Kunden oft schon auf dem Bildschirm angezeigt werden; idealerweise mit Möglichkeit zum Ausdrucken. Wenn Sie diese dem Kunden per E-Mail als Kopie senden, erhält er sie schneller als mit der Post, und Sie wissen mit Sicherheit, wann Sie die Rechnung versendet haben.
TIPP 5: SEIEN SIE FLEXIBEL
Im Internetzeitalter ist die Bezahlung per Rechnung schon fast altmodisch. Fast jeder Onlineshop bietet heute die Möglichkeit, aus mehreren Zahlungsmöglichkeiten zu wählen. Auch Sie können Ihren Kunden hier entgegenkommen. Bieten Sie neben der klassischen Rechnung mit Überweisung auf Ihr Geschäftskonto noch weitere Optionen an: Vorauskasse/Nachnahme und Lastschrift sind Möglichkeiten, noch schneller sind aber Kreditkarte oder Onlinezahlungen, z.B. via PayPal.
TIPP 6: SEIEN SIE VERBINDLICH
Ihre Kunden möchten seriös behandelt werden, denn bei Geld ist der Spaß schnell vorbei. Ebenso wichtig ist daher ein seriöses Auftreten von Ihrer Seite. Wenn Sie also in der Rechnung bereits eine Zahlungsfrist vorgeben, demonstrieren Sie Kulanz, aber auch Ernsthaftigkeit; Eigenschaften, die man von einem Geschäftspartner erwartet.
TIPP 7: SEIEN SIE HART BZW. SEIEN SIE NETT
Sollte eine Zahlung sich trotz der von Ihnen vorgegebenen Frist verzögern, dann beweisen Sie Ernsthaftigkeit. Indem Sie im Vorfeld über Gebühren informieren, die auf verzögerte Zahlungen anfallen, machen Sie Ihren Kunden die Folgen deutlich. Eine solche Mahngebühr sollte nicht zu hoch sein, sondern lediglich ein kleines Ärgernis; aber dennoch ärgerlich genug, dass Ihre Kunde sie kein zweites Mal auslösen möchte.
Behalten Sie sich ebenso vor, pünktliche Zahlungen zu belohnen. Ein winziger Preisnachlass kann bei Sparfüchsen genau den Ausschlag geben, lieber heute als morgen zu zahlen – und sich dabei noch gut zu fühlen. Insbesondere, wenn Sie wie in Tipp 5 vorgeschlagen eine Online-Bezahlmethode wie PayPal anbieten, wird sich dieser Schritt rentieren.
TIPP 8: SEIEN SIE INDIVIDUELL
Diese Option bietet sich an, wenn Sie Stammkunden haben, die Ihre Leistungen wiederholt, vielleicht sogar regelmäßig in Anspruch nehmen. Ihnen können Sie beispielsweise eine besondere Rate für die Arbeit anbieten, sodass sie monatlich identische Zahlungen vornehmen können. Ein Dauerauftrag ist viel komfortabler, als jeden Monat manuell zu zahlen.
Sie können auch mit anderen Kunden im Vorfeld individuelle Zahlungsmodalitäten vereinbaren, die ihnen entgegenkommen. Bieten Sie beispielsweise einem Kunden mit einer absehbar hohen Rechnungssumme eine Ratenzahlung an. Vergessen Sie nicht, solche Absprachen schriftlich zu fixieren. Damit können Sie sich beide auf die Absprache berufen und Missverständnisse werden minimiert.
TIPP 9: SEIEN SIE PERSÖNLICH
Sie müssen nicht der beste Freund Ihrer Kunden werden – aber versuchen Sie, persönlich zu sein. Einem Bekannten Geld zu schulden ist oft schwieriger, als einem Fremden. Wenn Sie Ihre Kunden als Menschen wahrnehmen (und umgekehrt), die Beziehung also nur ein wenig enger ist als bei völlig neutralen Geschäftspartnern, kann dies schon eine Menge ausmachen. Eine E-Mail zu den Feiertagen oder zum neuen Jahr kann bereits diesen Bonus bringen.
TIPP 10: SEIEN SIE BEHARRLICH
Wenn alles nichts nutzt und ein Kunde nicht pünktlich zahlt, dann kann eine häufigere Nachfrage schon helfen. Freundliches Nachfragen (sanftes “Nerven”) genügt manchmal schon, bevor Sie zu anderen Mitteln (wie Verzugsgebühren, siehe Tipp 7) oder gar einen Anwalt greifen müssen. Bleiben Sie aber stets takt- und verständnisvoll.
Wir hoffen, dass Sie mit diesen Hinweisen die Zahlungsmoral Ihrer Kunden sanft aber nachhaltig beeinflussen können.
