Selbstständig und den Fiskus im Nacken: Lassen Sie sich bloß nicht stressen

Es ist wie mit der Angst vor dem Ungewissen. Man weiß nie genau, wann der Fiskus wieder zuschlägt – dieser Ruf zumindest eilt dem Finanzamt häufig voraus. Dabei ist die Zusammenarbeit mit dem Fiskus alles andere als unberechenbar.

Jeder Unternehmer, der seine Hausaufgaben macht, vermeidet unerwartete Steuerzahlungen und überraschende Betriebsprüfungen durchs Finanzamt. Die wichtigsten Aufgaben, die sich wie ein roter Faden durch Ihr Geschäftsjahr ziehen:

  • Ordnungsgemäße Buchführung
  • Pünktliche Abgabe von Steuererklärungen
  • Fristgerechte Steuerzahlungen

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Wir zeigen Ihnen in diesem Blog-Artikel, wie Sie Ihre steuerlichen Aufgaben routiniert erledigen. Dadurch minimieren Sie die Risiken für eine Betriebsprüfung und gehen jederzeit stressfrei mit dem Finanzamt um.

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Das Finanzamt: Ihr Freund und Helfer

Großunternehmen können sich Finanzprofis leisten, die den fachkundigen Umgang mit dem Fiskus gewohnt sind. Doch bei vielen Freiberuflern und Kleinunternehmern steigt die Herzfrequenz vor jeder Kontaktaufnahme.

Doch für Kleinmut ist in der Selbstständigkeit kein Platz und am Finanzamt führt ohnehin kein Weg vorbei. Also Hand aufs Herz: Finanzbeamte sind auch nur Menschen. Wenn Sie sich an die Spielregeln – sprich das Gesetz – halten, haben Sie nichts zu befürchten.

Ganz im Gegenteil: In vielen steuerlichen Fragen ist das Finanzamt Ihr Freund und Helfer. Sie verstehen den Steuerbescheid nicht? Sie kennen Ihre Abgabefristen nicht? Die Formulare zur Steuererklärung sind unklar? In den meisten Fällen hilft der Fiskus.

Auf jedem Schreiben stehen Name und Telefonnummer des für Sie zuständigen Finanzbeamten. Zögern Sie nicht und rufen Sie Ihren Ansprechpartner an. Auf plausible und freundlich vorgetragene Fragen gibt es immer eine Antwort.


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Steuern ab Tag eins: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Steuerfragen beginnen mit der Unternehmensgründung. Spätestens jetzt kommen Sie als Freiberufler und Kleinunternehmer erstmals mit dem Fiskus in Kontakt. Der Auslöser ist die Anmeldung Ihres Gewerbes, die das Gewerbeamt Ihrer Gemeinde- oder Stadtverwaltung an das für Sie zuständige Finanzamt weiterreicht.

Sie erhalten daraufhin den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, der die Grundlage für Ihre Steuerlast und Ihre Pflichten gegenüber dem Finanzamt schafft:

  • Allgemeine Angaben: Hier dreht sich alles um Informationen zu Ihrer Person mit Ihren Kontaktdaten, Bankverbindungen sowie einer Kurzbeschreibung Ihrer geplanten Tätigkeit. Tipp: Melden Sie sich unbedingt für das SEPA-Lastschriftverfahren an, damit Ihre Steuerzahlungen von Ihrem Konto eingezogen werden können.
  • Ihre Tätigkeit: Nach der Kurzbeschreibung in den allgemeinen Angaben interessiert sich das Finanzamt für weitere Details. Gibt es einen Firmennamen, der von Ihrem eigenen Namen abweicht? Arbeiten Sie von zu Hause oder gibt es Betriebsstätten? Sollten Sie Ihr Business ins Handelsregister eintragen lassen, geben Sie dies ebenfalls hier an.
  • Steuervorauszahlungen: Jetzt wird’s zum ersten Mal interessant. Das Finanzamt nimmt Ihren geplanten Gewinn unter die Lupe, um darauf basierend die Vorauszahlungen für die Einkommensteuer und Gewerbesteuer festzulegen. Seien Sie konservativ und setzen Sie Ihren Gewinn eher niedrig an. Das erspart Ihnen hohe Vorauszahlungen, die Ihre Liquidität belasten. Fallen die Gewinne höher aus als geplant, bilden Sie Rücklagen, um die absehbaren Nachzahlungen problemlos begleichen zu können.
  • Gewinnermittlung: Welche Art der Gewinnermittlung für Ihr Business gilt, hängt in erster Linie von der Höhe Ihrer Einkünfte ab. Freiberufler und Kleinunternehmer mit einem Umsatz von weniger als 500.000 Euro und einem Gewinn von weniger als 50.000 Euro ermitteln ihren Gewinn per Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Für alle anderen Gewerbetreibenden gilt: Sie müssen im Sinne der doppelten Buchführung bilanzieren.
  • Lohnsteuer: Dieser Punkt ist nur relevant für Selbstständige, die mindestens einen Mitarbeiter beschäftigen. Aus der Höhe der Lohnsteuer ergibt sich ein monatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Zahlungsrhythmus.
  • Umsatzsteuer: Wenn Sie im ersten Jahr Ihrer Tätigkeit nicht mehr als 17.500 Euro und im darauffolgenden Jahr nicht mehr als 50.000 Euro verdienen, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und damit Fragen zur Umsatzsteuer aus dem Weg gehen. Wer allerdings regelmäßig mit Lieferanten zusammenarbeitet, könnte vom Vorsteuerabzug profitieren und sollte auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Das Finanzamt teilt Ihnen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu und von da an dürfen Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen.

Keine Sorge, wenn Sie nicht alles wissen. Wenden Sie sich an Ihren Finanzbeamten oder probieren Sie eine der vielen Online-Ausfüllhilfen aus.

Business as Usual: Ordnungsgemäße Buchführung

Sobald das Finanzamt Ihr Business aufgrund Ihrer Angaben im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung eingeordnet hat, können Sie zur Routine übergehen. Ab jetzt widerholen sich Ihre steuerlichen Aufgaben regelmäßig und mit ein bisschen Ordnung und Planung kann nichts mehr schiefgehen.

Behalten Sie dabei immer die wichtigsten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung im Auge:

  • Grundsatz der Vollständigkeit: Ihre Buchführung muss vollständig sein. Alle Geschäftsvorfälle, die Einfluss auf Ihren Gewinn haben, müssen in Ihrer Buchführung lückenlos nachvollziehbar sein. Das Finanzamt sieht sich nicht immer jedes Detail an. Doch wenn es zu einer Prüfung kommt, muss alles passen.
  • Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Alle Geschäftsvorfälle müssen tatsächlich stattgefunden haben. Verzichten Sie darauf, hohe Kosten zu produzieren, die nicht plausibel erscheinen.
  • Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Alle Vorgänge Ihrer Buchführung müssen für das Finanzamt auf Anhieb nachvollziehbar sein. Sowohl für die EÜR als auch für die doppelte Buchführung gibt es Vorgaben, denen alle gängigen Softwareprogramme entsprechen.
  • Grundsatz der Ordnungsmäßigkeit: Buchen Sie alle Geschäftsvorfälle zeitnah und chronologisch und ordnen Sie jeder Buchung einen Beleg zu. Keine Buchung ohne Beleg! Ansonsten fällt Ihnen Ihre Buchhaltung während der Betriebsprüfung auf die Füße.

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Ordnung ist das halbe Leben und eine sauber organisierte Buchführung ist kein Hexenwerk. Die wichtigsten Tipps haben wir für Sie zusammengestellt: Hier geht’s zum Blog-Artikel zum Thema Buchführung!

Verzichten Sie auf zweifelhafte Steuertricks. Als Freiberufler und Kleinunternehmer ist Ihr steuerlicher Gestaltungsspielraum im Normalfall ohnehin beschränkt!

Kaum ein Finanzbeamter sieht es gerne, wenn unnötig hohe Kosten produziert werden. Überlegen Sie sich zweimal, ob eine Luxuskarosse als Firmenwagen plausibel erscheint. Nutzen Sie lieber Freiräume aus, die das Steuerrecht ohnehin zulässt.

Am Ende geht’s beim Thema Finanzen für Selbstständige darum, finanzielle Risiken zu minimieren und finanziellen Spielräume zu nutzen. Mit ein paar Kniffen behalten Sie Ihre Finanzen im Griff. Alles Wichtige haben wir für Sie zusammengefasst: Hier geht’s zum Blog-Artikel!


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