WAS SIE WISSEN SOLLTEN, WENN SIE AUCH NOCH EINE RECHNUNG OFFEN HABEN

AUF DIE KLEINIGKEITEN KOMMT ES AN – WAS EINE RECHNUNG AUSMACHT

Nachdem die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht ist, wird gezahlt. Typischerweise erhält der Auftraggeber dazu eine Rechnung mit einem Zahlungsziel, um ihm etwas zeitlichen Spielraum für die Zahlung zu gewähren.

Um einen Kunden zur Zahlung seiner Rechnung überhaupt verpflichten zu können, muss das Rechnungsdokument selbst mehrere Kriterien erfüllen, um in Deutschland als rechtsgültig anerkannt zu werden. Diese sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) in §14 im Detail aufgeführt. Hier eine kleine Zusammenfassung aller minimal notwendigen Angaben:

Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des leistenden Unternehmers
Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers der Lieferung oder Leistung
Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum der Rechnung)
Fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vom leistenden Unternehmen vergeben)
Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistungserbringung
Das Entgelt und die darauf zu entrichtende Steuer, aufgeschlüsselt nach anzuwendenden Steuersätzen (19% oder 7%) bzw. mit dem Hinweis auf eine eventuelle Steuerbefreiung
Weiterhin sollte die Rechnung noch diese Dinge enthalten, sofern sie zutreffen:

im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
der Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungsempfängers
der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht der Rechnung durch den Leistungsempfänger
Der Inhalt der Rechnung sollte selbstverständlich vollständig sein und der tatsächlichen Lieferung oder Leistung entsprechen. Wer eine Auftragsbestätigung oder einen Vertrag hat, hat in jedem Fall eine schriftliche Kopie der vereinbarten Leistungen und weiß, welche Dinge in die Rechnung gehören.

NOCH EINE RECHNUNG OFFEN – WAS FÜR DEIN MAHNSCHREIBEN WICHTIG IST

Im Normalfall begleicht der Rechnungsempfänger vor Ablauf der Zahlungsfrist seine Rechnung in voller Höhe. Tut er dies nicht, wird es Zeit, an die Zahlungsverpflichtung zu erinnern. Dies ist übrigens schon das erste Kriterium für eine Mahnung: Sie muss nach der vereinbarten Zahlungsfrist erfolgen; vorher ist sie überflüssig. In einigen Fällen ist sie nicht einmal notwendig.

Der Text des Schreibens muss aber nicht zwangsläufig das Wort „Mahnung“ beinhalten, da es ja im Kern nur darum geht, an eine dem Empfänger bereits bekannte Verpflichtung zu erinnern. Hier nun kommt aber das zweite Kriterium ins Spiel: Die Mahnung muss bestimmt und eindeutig sein, sodass der Empfänger auch zuordnen kann, um welche Verpflichtung es genau geht.

Daher sollte im Mahnschreiben konkret aufgeführt stehen, was Gegenstand der Zahlungsverpflichtung und damit der Erinnerung ist. Es bietet sich daher an, folgende Elemente genau aufzuführen:

die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
die Lieferscheinnummer und das Lieferdatum bzw. das Datum der Leistungserbringung
Die wiederholte Nennung der Fälligkeit kann die Dringlichkeit verdeutlichen.
In der Praxis wird üblicherweise dreimal gemahnt, obgleich nur eine einzige Zahlungserinnerung notwendig ist.

Eine Mahnung bzw. Zahlungserinnerung erfolgt in der Regel schriftlich; über ein Einschreiben kann man die Zustellung absichern. Mit dem Erhalt der Mahnung gerät der Rechnungsempfänger offiziell in Verzug. Damit kann der Rechnungssteller einen wirtschaftlichen Schaden (Verzugsschaden) rechtlich geltend machen.

Falls auch trotz Mahnung keine Zahlung erfolgt, bleibt zur Durchsetzung des Rechnungsanspruchs oft nur der Weg zum Inkassounternehmen.

IHR GELD, IHR ANSPRUCH, IHR GUTES RECHT – WAS INKASSOUNTERNEHMEN TUN

Inkassounternehmen sind besser als ihr Ruf. Sie sind rechtlich befugt, anstelle des Lieferanten eine Zahlungsforderung zu vollstrecken, dafür erhalten sie eine Servicegebühr. Sollte es tatsächlich eine Zahlungsverzögerung geben, sind Inkassounternehmen in der Lage durch spezielle Anwälte und entsprechendes Know-How die verpflichtete Partei zur Zahlung zu bewegen. Die Vollstreckung eines geprüften und gemahnten Titels durch den Gerichtsvollzieher stellt dabei nur den letzten Schritt dar, der nur wahrgenommen wird, nachdem alle vorhergehenden Stufen zur Vermittlung zwischen Gläubiger und Schuldner ausgeschöpft worden sind.

Ein seriöses Inkassounternehmen muss weder einschüchtern noch drohen. Trotzdem hat die Bezeichnung allein oft noch einen eher negativen Klang.

Die Nutzung eines Inkassopartners ist oft die letzte Möglichkeit, eine noch ausstehende Forderung zu realisieren – und doch geht es nur darum, dass ein Rechnungssteller seinen fairen Sold für eine erbrachte Leistung erhält.

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