Finanzen für Selbstständige: Was Sie wissen müssen – und was nicht

Ihr Business: läuft spitzenmäßig! Ihre Kunden: sind sehr, sehr glücklich! Ihre Finanzen: müssen wir darüber sprechen? Ja, wir müssen. Buchhaltung, Steuern und Zahlungsverkehr gehören zur Selbstständigkeit wie das täglich Brot zum Leben.

Natürlich haben Sie als Freiberufler, Handwerker, Einzelkaufmann oder Kleinunternehmer tagtäglich spannendere Themen auf Ihrer To-Do-Liste. Doch jeden Monat rutschen rund 10.000 Gewerbetreibende in die Insolvenz, unter anderem weil’s mit den Finanzen nicht so recht klappt – Privatinsolvenzen von Freiberuflern und Einzelunternehmern nicht einmal mitgerechnet!

Wer seine Finanzen nicht im Griff hat, setzt seine Selbstständigkeit einem Risiko aus, das sich durch solide Organisation ganz leicht minimieren lässt. Und darum geht es in diesem Blog-Artikel: Wir zeigen Ihnen, wie Sie als Selbstständiger Ihre Finanzen in wenigen Schritten unter Kontrolle bekommen und Fallstricken mit gefährlichen Nebenwirkungen aus dem Weg gehen. Keine Sorge: Es muss deshalb nicht gleich ein Finanz-Nerd in Nadelstreifen aus Ihnen werden.

Kurz und knapp:

  1. Ohne Moos nix los: Wie Liquiditätsengpässe entstehen
  2. Profi-Tipp: Ordnung muss sein
  3. Du kannst nicht alles machen: Was Experten besser können

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Ohne Moos nichts los: Liquidität geht vor Rentabilität

Die Auftragslage kann noch so gut sein: Wenn Sie Ihre kurzfristigen Verbindlichkeiten nicht begleichen können, stehen Sie sehr schnell vor einem der am häufigsten vorkommenden Probleme in der Selbstständigkeit. Deshalb ist die sorgfältige Planung der Liquidität eine Aufgabe, der Sie pro Woche mindestens eine Stunde Zeit einräumen sollten.

Wer bereits Fremdkapital bei Banken oder anderen Kapitalgebern aufgenommen hat, muss ohnehin regelmäßig eine Liquiditätsvorschau vorlegen und kommt um diese wichtige Aufgabe nicht herum. Mit der Liquiditätsvorschau machen Sie transparent, mit welchen Mitteln Sie Ihren laufenden Zahlungsverpflichtungen nachkommen.

Wie Liquiditätsengpässe entstehen

Liquiditätsengpässe kommen für die meisten Freiberufler und Gewerbetreibenden überraschend, denn bei sorgfältiger Planung sollten sie ja gar nicht erst entstehen. Wenn die frei verfügbaren liquiden Mittel den kurzfristigen Cash-Bedarf nicht decken, wird es eng, wobei Ihr Cash-Bedarf von vielen Faktoren auf der Einnahmen- und Ausgabenseite abhängig ist:

  1. Asynchrone Zahlungsziele: Ihre Lieferanten setzen kürzere Zahlungsziele, als Sie sie mit Ihren Kunden vereinbart haben. Deine Verbindlichkeiten gegenüber Ihren Lieferanten werden früher fällig, als Ihre Forderungen gegenüber Kunden beglichen werden.
  2. Schlechte Zahlungsmoral: Nicht alle Kunden zahlen pünktlich. Gerade in den ersten Gründungsjahren lassen Sie Nachsicht walten, weil Ihnen eine entspannte Geschäftsbeziehung wichtiger ist als der stichtagsgenaue Zahlungseingang. Währenddessen erreicht Sie eine Lieferantenrechnung mit einem unerwartet hohen Betrag – und schon ist das Liquiditätsproblem perfekt.
  3. Fällige Umsatzsteuer: Mit Ihren Lieferanten lässt sich vielleicht reden, doch das Finanzamt kennt kein Pardon. Weisen Sie in Ihren Rechnungen Mehrwertsteuer aus, wird nur wenige Wochen nach Rechnungsstellung die Umsatzsteuer-Vorauszahlung an das Finanzamt fällig. Begleicht wiederum einer Ihrer Kunden seine Rechnung zu spät, stehen Sie vor einem Liquiditätsproblem.
  4. Überraschende Steuernachzahlungen: Als Existenzgründer entwickelt sich Ihr Geschäft mit jedem Jahr ein bisschen weiter und so legt auch Ihr Einkommen Jahr für Jahr zu. Das entgeht dem Finanzamt nicht, aber vielen Selbstständigen entgeht es schon: Und schon ist eine satte Einkommensteuernachzahlung fällig, auf die Sie überhaupt nicht vorbereitet waren. Doch woher das Geld nehmen?

Finanzen für Selbstständige Freelancer Zahlungsziele

Engpässe entstehen schnell und können Ihrem Unternehmen stark Schaden.

Ohne die Kontrolle über Liquidität und Cash-Flow stehen viele Freiberufler und Gewerbetreibende vor dem Aus, selbst wenn die Auftragsbücher voll sind und jeden Tag viel Arbeit auf dem Tisch liegt.


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Finanzen lieben Ordnung: Auf getrennte Konten setzen

Als Selbstständiger wollen Sie die Kontrolle über Ihr Geld und den Zahlungsverkehr behalten. Neben den laufenden Ein- und Ausgaben im Tagesgeschäft sollten Sie Ihre private finanzielle Situation nicht aus den Augen verlieren und an die Bildung von Rücklagen sowie Ihre private Vorsorge denken.

Vor allem für Freiberufler entsteht schnell ein finanzielles Kuddelmuddel, wenn private nicht sauber von geschäftlichen Finanzen und Fixkosten nicht von laufenden Einnahmen getrennt werden. Deshalb unsere Empfehlung, auch wenn dafür ein paar zusätzliche Euro an Bankgebühren fällig werden: Legen Sie vier unterschiedliche Konten an, jedes für sich mit einem ganz bestimmten Zweck.

  1. Privates: Das ist Ihr Spaßkonto, über das all Ihre privaten Ausgaben laufen. Legen Sie ein monatliches Budget fest und überweisen Sie exakt diesen Betrag per Dauerauftrag vom Geschäftskonto auf dieses Privatkonto.
  2. Fixkosten: Über das Fixkosten-Konto laufen wiederkehrende Ausgaben wie Ihre monatliche Miete, Kosten für Versicherungen oder die Ratenzahlungen für Kredite – allesamt planbare Ausgaben, die Sie sauber kalkulieren können. Überweisen Sie wiederum das benötigte Budget monatlich per Dauerauftrag vom Geschäftskonto auf dieses Konto.
  3. Geschäftliches: Wie der Name schon sagt, geht’s bei diesem Konto um Ihre laufenden geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben: Zahlungen an Lieferanten, Zahlungseingänge von Kunden – das übliche, nicht mehr, nicht weniger.
  4. Steuern: Um nicht von einer saftigen Steuerforderung durch das Finanzamt überrascht zu werden, sollten Sie monatlich auf einem separaten Konto vorsorgen. Kalkulieren Sie dazu mit der Einkommenssteuer vom Vorjahr, geteilt durch zwölf, und überweisen Sie den Betrag monatlich per Dauerauftrag auf Ihr Steuerkonto. Die monatliche Umsatzsteuer-Vorauszahlung können Sie über das Geschäftskonto laufen lassen, weil darüber Ihre Kunden ohnehin ihre Rechnungen inklusive der Mehrwertsteuer begleichen. Den Umweg über das Steuerkonto ist nicht nötig.

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Vier Konten, um Ihre Finanzen immer unter Kontrolle zu behalten.

Mit diesen vier Konten behalten Sie einen perfekten Überblick über all Ihre Einnahmen und Ausgaben. Gleichzeitig fällt Ihnen die zuvor erwähnte Liquiditätsplanung deutlich leichter, wenn Sie Ihre Finanzen nach dieser Logik organisieren. Und ganz nebenbei reduzieren Sie das Risiko, über Ihre Verhältnisse zu leben, nur weil gerade mal ein bisschen Geld übrig zu sein scheint. Dafür steht Ihnen nach der Vier-Konten-Logik nur das Privatkonto zur Verfügung – alle anderen Konten sind tabu.

Rücklagen und Vorsorge nicht vernachlässigen

Planung ist der Feind des Zufalls. Damit Sie Ihre persönliche finanzielle Zukunft nicht aus den Augen verlieren, sollten Sie vom ersten Tag Ihrer Selbstständigkeit Rücklagen für Ihre private Altersvorsorge bilden. Leider beschäftigen sich viele Selbstständige erst dann mit diesem Thema, wenn es längst zu spät ist.

Dabei sollte jedem Freiberufler und Gewerbetreibenden klar sein: Kunden kommen und Kunden gehen, eine Fluktuation Ihrer Einnahmen ist nichts Außergewöhnliches. Wer also auf Nummer sicher gehen will, baut für die drei oben beschrieben Daueraufträge einen zusätzlichen Puffer ein. Erhöhen Sie das kalkulierte Budget im ersten Schritt einfach um fünf bis zehn Prozent und schon bauen Sie sich automatisch Rücklagen auf, die Ihnen bei Liquiditätsengpässen über die Runden helfen und in Ihre private Vorsorge einzahlen.

Was Experten besser können: Buchhaltung und Steuern

Buchhaltung und Steuern gehören zu den wenig geliebten aber besonders wichtigen Finanzaufgaben. Da überrascht es umso mehr, dass die überwiegende Zahl der Selbstständigen diese Aufgaben selbst übernimmt.

Wer den Stressfaktor beim Thema Finanzen reduzieren möchte, hat hier viele Möglichkeiten. Buchhaltungsbüros und Steuerberater nehmen Selbstständigen unliebsame Aufgaben wie die Kontierung von Belegen und die Abgabe der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung ab. Die Kosten sind überschaubar und beginnen – je nach Anzahl der Belege – bei etwa 100 Euro im Monat.

Für eine Tätigkeit, die schnell einen ganzen Arbeitstag pro Monat in Anspruch nehmen kann, ist das nicht viel und der Business Case ist schnell gemacht: Wachstumsorientierte Freiberufler und Gewerbetreibende investieren diese wertvolle Zeit lieber in die Weiterentwicklung ihres Geschäfts und konzentrieren sich auf ihre Kunden.

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Manches sollte man lieber Profis überlassen – Buchhaltung uns Steuern gehören dazu

Sie haben weitere Fragen rund um das Thema Finanzen für Selbständige? Wir kennen uns vor allem mit Fragen rund um kurzfristige und unkomplizierte Finanzierungen aus. Schreiben Sie uns einfach: service@finiata.de. Oder rufen Sie uns an: +49 (0) 32 221097403.


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