Buchhaltung für Selbstständige: Alles eine Frage der Organisation

Buchführung Buchhaltung für Selbstständige

Lästige Pflicht oder Königsdisziplin? Beim Thema Buchhaltung scheiden sich die Geister. Während selbstständigen Unternehmensberatern beim Jonglieren mit Zahlen das Herz aufgeht, ist für freiberufliche Künstler allein der Gedanke daran ein Graus.

Dabei ist Buchhaltung für Kleinunternehmer und für Freiberufler gar nicht so schlimm, wie es der trockene Begriff verheißt. Mit etwas Disziplin und guter Organisation schonen Sie Ihre Nerven und haben mehr Zeit für das Wesentliche, nämlich Ihr Business.

Investieren Sie lieber gleich zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit etwas mehr Energie in eine durchdachte Lösung. Dadurch profitieren Sie langfristig von einer Buchführung, die wie ein Schweizer Uhrwerk funktioniert.

Was eine funktionierende Lösung für die einfache Buchführung ausmacht und wie Sie diese aufbauen, erfahren Sie in diesem Blog-Artikel.


Auf die Schnelle – Inhaltsverzeichnis:

  1. Eine Frage des Status: Was Sie müssen und was nicht
  2. Stars und Sternchen jeder Buchführung: Ihre Belege
  3. Beliebter Stresskiller: Externes Buchhaltungsbüro

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1. Eine Frage des Status: Was Sie müssen und was nicht

Buchhaltung ist nicht gleich Buchhaltung. Die Anforderungen hängen im Detail davon ab, in welche geschäftliche Kategorie selbstständiger Tätigkeit Sie fallen. Sind Sie Freiberufler oder betreiben Sie ein Gewerbe?

  • Selbstständige, die eine wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Tätigkeit ausüben, fallen laut § 18 EStG und § 1 PartGG in die Kategorie Freiberufler. Die anfallenden Steuern beschränken sich auf die Einkommens- und Umsatzsteuer.
  • Wer nicht in die Kategorie freiberuflich Tätige fällt und vorhat, sich am allgemeinen wirtschaftlichen Handel mit Gewinnerzielungsabsicht zu beteiligen, fällt in die Kategorie Gewerbe. Zusätzlich zur Einkommens- und Umsatzsteuer fällt für Gewerbetreibende die Gewerbesteuer an.

Gewerbe Freiberufler Freelancer Buchhaltung

Die endgültige Entscheidung, ob Sie in die Kategorie Freiberufler oder Gewerbe fallen, trifft das für Sie zuständige Finanzamt. Diese Entscheidung ist bindend und bestimmt, welche Form der Buchführung auf Sie zukommt.

  • Als Freiberufler genügt es, dem Finanzamt am Ende des Jahres eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung EÜR vorzulegen. Darin stellen Sie allen im Rahmen Ihrer Selbstständigkeit erwirtschafteten Einnahmen Ihre Ausgaben gegenüber. Die Differenz ist Ihr Gewinn, auf dessen Basis das Finanzamt Ihre Einkommensteuer ermittelt.
  • Auch für Gewerbetreibende ist die Gewinnermittlung gemäß EÜR zulässig. Wenn Sie allerdings mehr als 500.000 Euro Umsatz oder einen Gewinn von mindestens 50.000 Euro erzielen, sind Sie zur doppelten Buchführung gemäß § 238 HGB verpflichtet. Sie ermitteln Ihren Geschäftserfolg dann per Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV).
  • Für Klein-Unternehmer nach § 19 UStG läuft’s übrigens noch ein wenig einfacher. Sie weisen auf Rechnungen keine Umsatzsteuer aus und machen Ihre Buchhaltung wie Freiberufler per EÜR. Für die freien Berufe gilt: Umsatzsteuer ausweisen und abführen.

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2. Stars und Sternchen jeder Buchführung: Ihre Belege

Ob EÜR oder doppelte Buchführung: Beides ist nicht kompliziert, wenn Sie von Anfang an Ordnung in Ihr System bringen. Im Mittelpunkt stehen dabei Ihre Belege, die Sie regelmäßig sortieren und ablegen sollten.

Reservieren Sie sich zum Beispiel jeden Freitag eine feste Stunde in Ihrem Kalender. Ordnen Sie die gesammelten Belege der abgelaufenen Woche nach dem folgenden Schema zu und legen Sie diese auf Monatsbasis ab.

  • Eingangsrechnungen: Das sind alle Rechnungsbelege, die Sie von Ihren Lieferanten erhalten und die über Ihr Geschäftskonto gebucht werden.
  • Ausgangsrechnungen: Das sind alle Rechnungen, die Sie Ihren Kunden stellen und die über Ihr Geschäftskonto beglichen werden.
  • Barbelege: Das sind alle Belege, die nicht über Ihr Geschäftskonto gebucht werden. Sie können diese aber geschäftlich geltend machen, etwa wenn Sie Briefmarken bei der Post oder ein Geschäftsessen im Restaurant bar bezahlen.

Eingangrechnungen Quittungen Buchhaltung Organisieren

Selbstständige, die schon länger im Geschäft sind, können sich bestimmt erinnern. Noch vor wenigen Jahren bestand der Großteil der Belege aus Papier, Rechnungen per E-Mail waren die Ausnahme. Die ungeliebte Zettelwirtschaft wanderte in den Schuhkarton und das Chaos war perfekt.

Das ist heute zum Glück nicht mehr der Fall. In Windeseile nähern wir uns der papierlosen Buchhaltung. Das Verhältnis Papier vs. Digital hat sich längst umgekehrt und die meisten Belege trudeln per E-Mail oder als Download ein – Schuhkarton und Leitz-Ordner Ade!

Der Zettelkrieg ist allerdings noch nicht ganz beendet. Tankquittungen und Bewirtungsbelege gibt’s in der Regel weiterhin im Papierformat. Seien Sie konsequent und scannen Sie diese im Wochenrhythmus ein. Damit sind alle Belege elektronisch archiviert und Sie werden im nächsten Abschnitt sehen, warum das wichtig ist.

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3. Beliebter Stresskiller: Externes Buchhaltungsbüro

Perfekte Selbstorganisation ist die beste Voraussetzung für die effiziente Zusammenarbeit mit Partnern – womit wir beim nächsten Punkt sind. Haben Sie Ihr Belegwesen komplett digitalisiert und sauber organisiert, ist das Auslagern der Buchhaltung an einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsbüro ein Kinderspiel.

Warum sollten Sie das tun? Die Buchführung ist ein Standardprozess, der viel Spezialwissen erfordert. Buchhaltungssoftware für das Kontieren Ihrer Belege, die Berechnung der anfallenden Umsatzsteuer und die Abgabe Ihrer Umsatzsteuer-Voranmeldung vereinfacht einiges. Von ganz alleine geht allerdings nichts.

Unterschätzen Sie nicht den monatlichen Zeitaufwand, den Sie für eine selbst gemanagte Buchführung aufbringen müssten. Wägen Sie Kosten und Nutzen realistisch ab! Beispiel:

  • Ihr durchschnittlicher Stundensatz liegt bei 60 Euro.
  • Der Zeitaufwand für die eigene Buchführung beträgt acht Stunden pro Monat.
  • Die kalkulatorischen Kosten belaufen sich demnach auf 480 Euro pro Monat.
  • Die günstigsten Angebote für die Übernahme Ihrer Buchführung starten schon bei etwa 100 Euro im Monat.
  • Die Ersparnis in diesem Beispiel beträgt 380 Euro. Selbermachen lohnt sich also nur in den seltensten Fällen!

Nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit sinnvoller. Überlegen Sie sich gut, ob es nicht effizienter ist, auf die Expertise eines Steuerberaters oder Buchhaltungsbüros zu setzen. Die können Ihnen die folgenden Aufgaben abnehmen:

  • Überprüfen Ihrer Belege und wie Sie diese sortiert haben
  • Kontieren und Verbuchen aller Belege
  • Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen ans Finanzamt
  • Überwachen von Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Reisekostenabrechnungen
  • Führen des Anlagevermögens
  • Erstellen monatlicher betriebswirtschaftlicher Auswertungen
  • Erstellen Ihres Jahresabschlusses

Weiterer Vorteil: Steuerberater erledigen alle steuerlichen Angelegenheiten gleich mit. Sie vermeiden das Risiko, sich versehentlich in rechtliche Grenzbereiche zu begeben. Außerdem erledigt Ihr Steuerberater die Kommunikation mit dem Finanzamt für Sie und Sie ersparen sich bei Einsprüchen nervenaufreibende Auseinandersetzungen mit dem Fiskus.

Steht die Buchhaltung erst einmal, sollten Sie sich wichtigeren Aufgaben widmen: zum Beispiel der Planung Ihrer Liquidität. Mit dem Finiata Cashflow-Guide für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer bleiben Sie immer flüssig.

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